Svakodnevno korištenje neizbježno dovodi do oštećenja. Knjige su namijenjene za korištenje, no baš to korištenje dovodi do oštećenja i istrošenosti. Da biste uspješno sačuvali svoju kolekciju, preporučite članovima osoblja i korisnicima da slijede nekoliko jednostavnih smjernica.
Knjigama se smije rukovati samo čistih ruku ili u pamučnim rukavicama i u njihovoj se blizini ne smije konzumirati hranu niti napitke. Gumice i spajalice mogu uzrokovati oštećenje knjiga pa ih stoga treba ukloniti ako se nalaze u njihovoj blizini. Otvaranje knjiga na silu treba svakako izbjegavati.
Stalci za knjige pružaju oslonac knjigama pod blagim kutom koji ne uzrokuje pucanje hrpta knjige. Kod kopiranja knjiga nikada ne pritiskati sredinu knjige prema dolje radi dobivanja bolje slike. U takvim slučajevima jedino kvalitetno rješenje je nabaviti kopirni uređaj koji je napravljen posebno za knjige ili ograničiti kopiranje samo na obučeno osoblje.
Ako se bavite restauracijom knjiga, odaberite kvalitetne materijale i ljepila za arhivsku građu koja će tijekom vremena ostati elastična i reverzibilna. Za rijetke knjige, kožne uveze i posebne kolekcije preporučljiva je konzultacija s konzervatorom i restauratorom knjiga ili profesionalnim knjigovežom.
Rijetke, krhke ili oštećene knjige koje se ne restauriraju dobro je pohraniti u zasebne arhivske trajne kutije. Najbolje je izabrati kutiju koja je veličinom najbliža veličini knjige.