Planiranje za slučajeve nesreće u arhivima, knjižnicama i muzejima (1/4)

Priprema i nužna oprema za izvanredne situacije u muzejima, arhivima,  knjižnicama te raznim kulturnim i administrativnim ustanovama, u razvijenim je zemljama odavno važna i neizostavna zadaća menadžmenta spomenutih ustanova.

Upravo je zaštita kulturne baštine od katastrofa tema serije članaka koju Vam Crescat predstavlja u suradnji sa ZFB-om.  Autorica J. Moczarski vrlo pregledno donosi praktične upute kojima je cilj što više umanjiti rizike za osobe i kulturno blago u nesrećama poput požara, poplava  i drugih izvanrednih situacija. Članci pružaju vrijedne informacije o zaštiti kulturne baštine od katastrofa, no uvijek treba imati na umu da je svaki slučaj nužde poseban i da je potrebna prilagodba konkretnoj situaciji.

Serija je ujedno i uvod u novu liniju proizvoda koji služe kao prva pomoć u suočavanju s neželjnim događajima.

Planiranje za slučajeve nesreće i njihovo prevladavanje u arhivima, knjižnicama, muzejima i administrativnim ustanovama

I. dio
Misliti nezamislivo – osnove planiranja za slučaj nesreće

Nesretne slučajeve uzrokuju vatra, voda, plijesni i kukci. Međutim, nastaju i zbog vandalizma, neupućenih korisnika, nedostatnoga pakiranja, oscilirajuće klime, kao i kiseline i hrđe u papiru. Samo se funkcionalnim planiranjem za slučaj nesreće i promišljenim preventivnim mjerama nesreće mogu izbjeći ili se umanjiti nastale štete. Zato je planiranje za takve slučajeve važan instrument prevencijskog upravljanja u arhivima, knjižnicama, muzejima i ustanovama u kulturi.

Osim potrebe da se postojeće štete obuzdaju ili otklone – što se čini preko dostupnosti predmeta, uklanjanja štete, konzervatorskih i restauratorskih mjera, zaštitne digitalizacije, nabave kutija i mapa otpornih na starenje i redovite kontrole klime – priprema i planiranje za slučaj nesreće djelotvorno su sredstvo da se predmete koliko je dulje moguće sačuva neoštećene, tako da se što je više moguće reducira rizik, a kad dođe do havarije, da je moguće odmah djelovati.

Ta dva smjera u zaštiti moraju ići ruku pod ruku, jer i najbolje planiranje nema svrhe ako nedostaju sredstva, primjerice, za nove kutije, restauraciju ili masovno otkiseljavanje. Takav nedostatak dovodi do tzv. puzajuće katastrofe i tijekom vremena do gubitka naših povijesnih vrela.

Planiranje za slučaj nesreće ima apsurdne aspekte: naime, pripremate se za događaj za koji se nadate da se neće ni dogoditi. Dakle, u najboljem se slučaju samo troši puno vremena i energije. No, kad se nesreća ipak dogodi, promišljenom planu za slučaj nesreće treba zahvaliti za spašene živote, očuvanje jedinstvenih kulturnih dobara i minimaliziranje posljedica štete te time i troškova.

O planiranju za slučaj nesreće više se govori barem od požara u “Herzogin Anna Amalia Bibliothek” u Weimaru, 2004. ili otkad se urušio “Historisches Stadtarchiv” u Kölnu godine 2009. [usp. najnoviji slučaj s požarom u katedrali Notre-Dame, op. prev. Crescat]. Poplave koje se stalno ponavljaju, pucanja vodovodnih cijevi za zimskoga dijela godine ili pojava plijesni u knjižnicama i arhivima, posvijestili su mnogim djelatnicima i voditeljima kulturnih ustanova potrebu preventivne skrbi i planiranja za slučaj nesreće.

Stvarnost, nažalost, izgleda ovako: svi znaju koliko je važno takvo planiranje, ali zbog manjka vremena, novca i osoblja izostaje sveobuhvatno provođenje.

U ovoj seriji od četiri nastavka želimo vam približiti planiranje za slučaj nesreće i njihovo prevladavanje. U prvom se nastavku radi o osnovama planiranja, a u drugom dijelu o izradi plana i nabavi kutija za slučaj nesreće. U trećem će dijelu biti riječi o konkretnom prevladavanju takvih nesreća, osobito kod šteta na arhivskoj i knjižničnoj građi – dakle, prvenstveno heterogenim materijalima s visokim papirnatim udjelom. Četvrti dio bavi se situacijom nakon nesreće, izgradnjom nove preventivne strategije i o umrežavanju u saveze za slučajeve nesreće.

Planiranje za slučaj nesreće kao zadaća menadžmenta

Uvođenje planiranja za slučaj nesreće u pogledu spašavanja inventara posebno je nužno u kulturnim ustanovama. Zaštita ljudskih života, koja uvijek mora imati prednost pred zaštitom predmetâ, barem je zakonski regulirana i osigurana preko vatrogasnih propisa i uspostave požarnih putova te prve pomoći.

Za zaštitu vrijednoga kulturnog dobra u arhivima, knjižnicama, muzejima i ostalim ustanovama, u većini slučajeva ima malo ili nimalo koncepta o zaštiti. Dakle, zadaća svake ustanove mora biti osiguranje te zaštite organizacijski, financijski i u smislu osoblja. U prošlosti su planove za slučaj nesreće u svojim ustanovama radili većinom restauratori koji su se angažirali na tom području. Ti su hvalevrijedni pothvati, nažalost, često bili osuđeni na neuspjeh ako im je nedostajala potpora vodstva ustanove.

Za funkcionalno i održivo planiranje važno je argumentima uvjeriti vodstvo ustanove i pridobiti ga da svim resursima podupre prevenciju i planiranje za slučaj nesreće. To su zadaće menadžmenta, a napori su okrunjeni uspjehom samo onda ako ih hoće i propisuje vodstvo.

Planiranje se mora etablirati s razine vodstva u redovitom poslovnom procesu i shvatiti kao temeljnu zadaću na području mjera zaštite, pored otvorenosti i dostupnosti kulturnog dobra. Argument je za implementaciju plana za slučaj nesreće, osim povećanja zaštite kulturnog dobra, također mogućnost smanjenja troškova u slučaju za koji se nadamo da se nikada neće dogoditi. Smanjenje troškova može se postići samo pomoću dobre pripreme koja omogućuje što brže djelovanje.

Ovlaštena osoba za slučaj nesreće – zadaća koja nosi odgovornost

Imenovanje osobe zadužene za slučaj nesreće važna je osnova za funkcioniranje koncepta. Ta je osoba zadužena za organizaciju svih potrebnih koraka za uspostavu plana za slučaj nesreće, okuplja tim i u slučaju havarije koordinator je za prevladavanje takvoga događaja. Ovlaštena osoba ne mora nužno biti voditelj ustanove, koji zbog svojih ostalih obveza tu dužnost vjerojatno ne bi mogao ispunjavati na zadovoljavajući način. Ipak, mora imati podršku i punomoć vodstva.

To mora biti osoba koja s jedne strane može izdavati upute djelatnicima i pružateljima usluga, a s druge dobro poznavati ustanovu i predmete, kao i biti u dobrom kontaktu sa svim suradnicima i odjelima.

Vrlo je važno da je prihvaćaju suradnici jer zadužena osoba mora pod nekim okolnostima narediti prestrukturiranja u postojećem procesu, kad su ona relevantna za planiranje, i mora držati tečajeve djelatnicima. U slučaju havarije njezine se naredbe moraju izvršavati, a to najbolje uspijeva kad su njezin autoritet i kompetencije općepriznati.

Pored njezinih svakodnevnih zadaća, mora joj se osigurati dovoljno vremena za izradu i brigu o planu za slučaj nesreće. Već prema veličini ustanove, to može biti nekoliko sati mjesečno pa do polovice radnog vremena. Istraživanje i uspostava plana u pravilu traju nekoliko tjedana. Osobi zaduženoj za slučajeve nesreće treba osigurati mogućnost daljnjega obrazovanja i razmjene mišljenja s drugim osobama zaduženima za slučajeve nesreće. Osnivanje saveza za izvanredna stanja enormno smanjuje napor za sve sudionike procesa.

Skupina za slučaj nesreće – jaki u timu

Osoba zadužena za slučaj nesreće sastavlja skupinu koja bi se trebala sastojati od dvije do šest (prema veličini ustanove) zainteresiranih i kompetentnih osoba iz različitih odjela. Tim mora biti upoznat s planom i brine se o tomu da se u svakom odjelu uvode i provode aktivnosti za prevladavanje slučaja nesreće. Skupina podupire odgovornu osobu kod tečajeva djelatnika, posebno kod praktičnih vježbi. Članovi tima partneri su za pitanja o planu i pomažu odgovornoj osobi da plan održava, tako što joj, primjerice, osiguravaju ažurnost telefonskih brojeva djelatnika ili javljaju promjene u odjelu koje mogu biti relevantne za slučajeve nesreće kako bi se mogle unijeti u plan.

Skupina se sastaje redovito pod vodstvom ovlaštene osobe, ponajprije da bi naučili osnove prevladavanja nesreća i da bi dalje razmjenjivali mišljenja. U slučaju nastanka šteta, skupina pod vodstvom zadužene osobe koordinira evakuaciju i prvu skrb o predmetima, tako što vodi pomoćnike i pazi na korektno izvršavanje preporuka o rukovanju za pojedine materijale.

Vrlo je korisno ako članovi tima dobro poznaju ustanovu i spremišta. U slučaju nesreće zadaće se mogu podijeliti, tako da se primjerice na svaku osobu podijele zadaće kontaktiranja s pružateljima usluga, organizatorima transporta ili organizacijom kapaciteta za spašavanje predmeta i materijala.

Tečajevi za djelatnike – otkloniti strah i unijeti razumijevanje

Kad se u nekoj ustanovi započne s planiranjem za slučaj nesreće, često među malobrojnim odabranim djelatnicima nastaju nerazumijevanja i strahovi. Ljudi se pitaju što se od njih očekuje u slučaju nesreće i javlja se sumnja da će se tijekom mjera prevencije možda preispitivati i mijenjati ustaljeni načini rada i organizacijske strukture. Strahovi većinom nastaju u pogledu aktivnosti spašavanja i pomoći u slučaju nesreće, zbog zabrinutosti za vlastitu sigurnost, ili pak ljudi nisu spremni dati svoje osobne podatke za mapu s telefonskom listom djelatnika, iz bojazni da će na poziv morati biti na raspolaganju. Ovdje je vrlo važno približiti djelatnicima plan za izvanredne situacije kao vrlo smislene i nužne mjere prevencije te imati razumijevanja za njihove brige i teškoće.

Moguće je ponuditi jednodnevni obvezni tečaj za sve djelatnike u kojem se izlaže pozadina plana i objašnjavaju mjere koje iz njega proizlaze. Posebno je razumljiva želja za zaštitom osobnih podataka i ne smije se ignorirati. Pristanak za davanje mogućnosti privatnoga kontaktiranja treba biti dragovoljan. Dobri su argumenti za to da se stvaranjem plana stvara instrument koji nastalu štetu može učiniti što manjom te da spašavanje predmeta znači i osiguranje radnog mjesta.

Vrlo je korisno da na predavanju bude zastupljen predstavnik vatrogasaca, policije, kao i kompetentni voditelj službe. Oni mogu pojasniti važne aspekte početka spašavanja i ulogu pomoćnikâ u spašavanju i skrbi za predmete. Ako to vrijeme dopušta, mogu se u tečaj uvrstiti praktične vježbe, primjerice ispravno spašavanje mokrih spisa i knjiga ili pakiranje za zamrzavanje i sušenje u zamrznutom stanju.

Te bi tečajeve trebalo osvježavati jedanput godišnje i upoznavati nove zaposlenike, ubrzo nakon početka radnog odnosa, s informacijama o planiranju za slučaj nesreće – primjerice u obliku letka. Djelatnici bi, osim osnovnih informacija, trebali poznavati obavještajni telefonski lanac, mjesto čuvanja plana za slučaj nesreće, mjesta kutija za slučaj nesreće i ostali materijal, kao i njegovu primjenu. Skupina i ovlaštena osoba trebaju se na tom tečaju osobno predstaviti i potaknuti zaposlenike na međusobnu izmjenu informacija te pojasniti da su na raspolaganju za sva pitanja.

Vanjski partneri u slučaju nesreće – vatrogastvo, redarstvo i vanjski pružatelji usluga

Budući da se požari i štete od vode ubrajaju među najčešće uzroke nastanka nesreće, vatrogastvo je bitan vanjski partner koji bi jednoj ustanovi trebao biti od pomoći savjetima u mnogim pitanjima planiranja. Kad se dozna koja je vatrogasna postaja nadležna za vlastitu ustanovu, savjetuje se stvaranje osobnog kontakta. Tako se s jedne strane vatrogastvo može senzibilizirati za vrijedna kulturna dobra iz ustanove, a s druge strane može dati vrijedne upute za preventivne mjere koje će u najboljem slučaju spriječiti nesreću. Mnoge su vatrogasne postaje zahvalne ponudi li im se vodstvo kroz ustanovu, tako mogu proučiti okolnosti zgrade i predmeta prije intervencije i bolje se pripremiti na sve moguće događaje. Slično treba postupiti i s redarstvom.

Vatrogastvo i policija uglavnom nude termine kada se može zatražiti sigurnosna i protupožarna kontrola. To je prilika za razmjenu mišljenja koja sigurno obogaćuje planiranje mnogim vrijednim savjetima.

Tako se pozornost svraća na slobodne požarne putove, poboljšanje sigurnosti glede provala, sigurnosti podataka i posjetitelja, i što je posebno od pomoći, stvaraju se osobna poznanstva. Ako je vlastita zgrada smještena u zoni kojoj prijeti opasnost od poplave, vatrogastvo može uglavnom pružiti interventne planove za ta područja i može se raspraviti posebna ugroza.

Kako je već spomenuto, na tečajeve je korisno pozvati redarstvo ili vatrogastvo da bi se upoznalo s njihovim gledanjem na svladavanje izvanrednog stanja. Vatrogasci će, naravno, u žarište staviti spašavanje ljudi; ovdje je bitno pojasniti im posebnu vrijednost nenadoknadivoga kulturnoga dobra, da bi se spriječilo da prilikom gašenja i spašavanja ne nastane još više štete. Primjerice, jedan bi aspekt općenito bio dotaknuti se izbora sredstva za gašenje, a kod papirnatih predmeta diskutirati mogućnost gašenja bez praha.

Druge ustanove koje su već implementirale plan za slučaj nesreće, također su vrijedan partner za razgovore. Treba se raspitivati prvenstveno među ovlaštenim osobama i među restauratorima, jer oni imaju najbolja znanja o stvaranju planova i strategija na oštećenim predmetima. U tom bi slučaju dobra ideja bila stvaranje saveza za slučajeve nesreća jer bi se međusobno mogli podupirati pomoćnim snagama, “knowhow-transferom” i materijalima.

I kontakti s vanjskim servisima mogu biti korisni kod izrade planova. Budući da pružatelji usluga uglavnom raspolažu velikim iskustvom s različitim nesrećama, i ovdje se mogu pokupiti savjeti za dobru pripremu. Vrijedi isto, osobnim poznanstvom i znanjem o tomu što servis može pružiti, stječe se sigurnost planiranja i u ozbiljnom se slučaju može brzo djelovati i voditi sve potrebne korake. [O jedinstvenom europskom broju za hitne službe više doznajte preko sljedeće poveznice, op. prev. Crescat]

Financiranje plana za slučaj nesreće – argumentacija i razmatranje troškova

Izrada plana za slučaj nesreće te provođenje i skrb o sveobuhvatnoj prevenciji nesreća nije moguće bez novčanih resursa i personala. Ipak, očekivani troškovi ne bi nas smjeli odvratiti od toga važnoga plana.

Velike katastrofe koje su u prošlosti potresale kulturnu branšu dojmljivo pokazuju da se i pri postojanju rudimentarnih priprema za izvanredna stanja može brže reagirati i djelovati.

Do trenutka požara u “Anna Amalia Bibliothek” bilo je već nekoliko susreta novoosnovanog saveza za slučajeve nesreće, što je dovelo do toga da se kratko nakon otkrića požara moglo započeti sa spašavanjem, i vrlo je brzo na raspolaganju bilo stotine ruku te se tako moglo spasiti mnogo vrijedne kulturne građe. Također je spreman bio i materijal za slučaj nesreće pa se odmah moglo početi sa zbrinjavanjem smočenih predmeta.

U Kölnu je gradsko vatrogastvo isto tako bilo senzibilizirano za spašavanje kulturnoga dobra jer su, primjerice, za kölnsku prvostolnicu već postojale opsežne koncepcije spašavanja. Nakon urušavanja Povijesnoga arhiva, vatrogastvo je odmah na primjeran način koordiniralo opsežno spašavanje. Tako se moglo spasiti 95 % arhivske građe.

Vrijeme je vrlo važan i delikatan faktor prevladavanja slučaja nesreće. Predmeti su većinom mokri zbog uporabe vode ili sredstava za gašenje, a na organskom materijalu bez spašavanja, ovisno o vremenskim prilikama, počinje se stvarati plijesan. To povisuje štete oko faktora 3 – 5.

Kratka računica to treba pojasniti: dužni metar akata teži oko 25 kg, smoči li se ta količina, dužni metar teži otprilike dvostruko, 50 kg. Zamrzne li se propisno ta količina, i kasnije osuši u zamrznutom stanju, mora se računati na troškove od ca. 595,00 € [cijena se odnosi na Njemačku, op. prev. Crescat]. Nakon tretiranja, predmeti se odmah mogu ponovo normalno rabiti. Ako se djeluje prekasno i dopusti da se razvije plijesan, osim daljnjega razlijevanja tinte i pečata, riskira se stvaranje mrlja od plijesni, sljepljivanje stranica i time gubitak tekstualnih informacija.

Dekontaminacija suhim čišćenjem dužnoga metra akata oštećenih plijesni i razdvajanje slijepljenih stranica po knjizi iznosi 1.500,00 € [cijena se odnosi na Njemačku, op. prev. Crescat]; daljnje restauracijske mjere, kao restauracija papira, uopće nisu uračunate. Teško je, pa i nemoguće, prije neke katastrofe dobiti odobrenje na velike iznose za zaštitu umjetničkoga i kulturnoga dobra za jedan događaj za koji se nadamo da se neće niti dogoditi. Također je nerealistično težiti točnom troškovniku jer se ne zna koji bi scenarij mogao nastupiti.

Ipak, ima smisla promisliti o troškovima da nas kakav ozbiljan slučaj ne zatekne nespremne. Ako se poznaju potrebne usluge i cijene, može se odmah započeti i dobiti dragocjeno vrijeme.

[…]

Kutije za slučaj nesreće nisu luksuz, nego dokazano pomoćno sredstvo za djelovanje u slučaju nesreće. U međuvremenu se mogu kupiti i gotove kutije za slučaj nesreće, ali ako imate posebne predmete, ima smisla sastaviti si vlastiti set prema svojim potrebama. No, treba biti svjestan da su ti materijali samo početak. Ako je šteta velika, treba prikupiti još materijala. O tomu u sljedećem dijelu.

(izvor: ZFB)